Załącznik Nr 4

do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta w Drzewicy


REGULAMIN KONTROLI FINANSOWEJ


§ 1

Regulamin określa procedury kontroli finansowej, w tym zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.


§ 2

1/ Kontrola finansowa dotyczy całokształtu procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań finansowych, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowaniem majątkiem jednostki

2/ Celem kontroli jest ochrona interesów i praw majątkowych jednostki oraz zapewnienie prawidłowego wykonywania zadań publicznych.

3/ Kontrola finansowa polega na badaniu i porównaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym, w oparciu o przyjęte kryteria kontroli.


§ 3

Zakres kontroli finansowej obejmuje w szczególności:

- przyjęte struktury organizacyjne w powiązaniu z zakresem i charakterem zadań jednostki,

- przestrzeganie wewnętrznych unormowań jednostki,

- pobieranie i gromadzenie dochodów, w tym dochodów podatkowych,

- zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków,

- udzielanie zamówień publicznych,

- planowanie i realizacje inwestycji,

- gospodarowanie majątkiem jednostki, jego ochronę i inwentaryzacje,


§ 4

Kontrola zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków uwzględnia wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywanie wydatków.


§ 5

W ramach systemu kontroli finansowej wyróżnia się:

1/ samokontrolę - przez co należy rozumieć kontrolę własnej pracy przez każdego pracownika,

2/ kontrolę funkcjonalną - przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną przez pracowników w ramach powierzonych im obowiązków pracowniczych oraz kontrolę wykonywaną w ramach nadzoru przez osoby na stanowiskach kierowniczych,

3/ kontrolę instytucjonalną - przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną przez wyspecjalizowane stanowisko pracy ds. kontroli finansowej.


§ 6

1/ Podstawowymi kryteriami kontroli są kryteria legalności, celowości i gospodarności.

2/ Przez kryterium legalności należy rozumieć ocenę odnoszącą się do przepisów prawa oraz unormowań wewnętrznych jednostki.

3/ Przez kryterium celowości i gospodarności należy rozumieć ocenę odnoszącą się do zasad działania oszczędnego, racjonalnego, efektywnego, zgodnego z założonymi do realizacji celami gminy.


§ 7

1/ Kontrola finansowa funkcjonuje na etapie wstępnym (uprzednim), bieżącym oraz następnym.

2/ Kontrola wstępna (uprzednia) dokonywana jest na etapie poprzedzającym podjęcie decyzji i rozpoczęcie operacji gospodarczej, dotyczących działań zamierzonych.

3/ Kontrola bieżąca dokonywana jest na etapie realizacji operacji gospodarczej.

4/ Poprzez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym kierownik jednostki realizuje tzw. bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej.

5/ Kontrola następna dotyczy zakończonej operacji gospodarczej i ma na celu ocenę jej prawidłowości oraz osiągniętych efektów. Kontrola następna ma także na celu ocenę prawidłowości funkcjonowania procedur kontroli finansowej.


§ 8

1/ Kontrola na etapie wstępnym i bieżącym wykonywana jest w ramach kontroli funkcjonalnej - przez właściwych pracowników zgodnie z ustalonymi dla nich zakresami obowiązków.

2/ Kontrola następna dokonywana jest przez pracownika na stanowisku ds. kontroli finansowej.


§ 9

1/ W ramach kontroli na etapie wstępnym, z zastrzeżeniem § 12 i § 13, na etapie planowania zaciągnięcia zobowiązania i dokonania wydatku, właściwy merytorycznie pracownik lub komórka organizacyjna sporządza dokument (“Karta wydatku”), w którym zamieszcza informacje dotyczące wydatku, uzasadnienie wydatku, szacunkowej kwoty wydatku, zabezpieczenia środków w planie finansowym, proponowanej procedury udzielenia zamówienia publicznego.

2/ Uzasadnienie zobowiązania (wydatku) zawiera w szczególności odniesienie do realizowanych zadań jednostki (związek między wydatkiem poprzedzonym zaciągnięciem zobowiązania a realizacją zadań) a w razie potrzeby także analizą kosztów i spodziewanych efektów.


§ 10

1/ Skarbnik Gminy dokonuje wstępnej oceny zgodności planowanej operacji gospodarczej (finansowej) z planem finansowym.

2/ Potwierdzeniem dokonania kontroli jest podpis Skarbnika Gminy na dokumencie “Karta wydatku”. Złożenie podpisu oznacza, że planowane zobowiązania, wydatek mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.


§ 11

1/ Planowane zobowiązanie, wydatek, w oparciu o dane zawarte w “Karcie wydatku”, zatwierdza kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.

2/ Kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona przed zatwierdzeniem, o którym mowa w ust. 1, dokonuje analizy przedstawionego uzasadnienia.

3/ Zatwierdzenia planowanego zobowiązania, wydatku następuje poprzez złożenie podpisu na “Karcie wydatku”. Złożenie podpisu oznacza w szczególności nie wniesienie zastrzeżeń co do celowości planowanego zobowiązania, wydatku oraz prawidłowości zaproponowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego.


§ 12

1/ Wstępna kontrola celowości wydatków płacowych (ponoszonych na podstawie umów zlecenia i o pracę) dokonywana jest przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.

2/ Kontrola, o której mowa w ust.1, obejmuje adekwatność zatrudnienia w szczególnych komórkach organizacyjnych do rodzaju i charakteru (stopnia złożoności) realizowanych zadań.

3/ Wstępna kontrola celowości wydatków płacowych dokonywana jest na etapie przygotowywania projektu planu finansowego.

§ 13

Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez kierownika jednostki także na etapie przygotowywania projektu planu finansowego.


§ 14

Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania i dokonania wydatku stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru podjęcia decyzji o zaciągnięciu zobowiązania i dokonania wydatku.


§ 15

1/ Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza w szczególności kontrolę terminowości wpływu należności jednostki oraz podejmowanie niezbędnych czynności windykacyjnych.

2/ W odniesieniu do należności podatkowych, czynności kontrolne dokonywane są z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. Nr 137, poz. 1541).


§ 16

1/ Kontrola gospodarki składnikami majątkowymi dokonywana jest w szczególności poprzez inwentaryzowanie stanu aktywów i pasywów jednostki.

2/ Inwentaryzacja majątku jednostki odbywa się w terminach i na zasadach określonych w obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.


§ 17

Kontrola gospodarki składnikami majątkowymi obejmuje także wykonywaną, przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, kontrolę zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą.


§ 18

Kontrola realizowanych operacji gospodarczych realizowana jest poprzez;

1/ kontrolę rachunkową i formalną - oznaczającą ocenę czy dokumenty dotyczące operacji gospodarczej są technicznie prawidłowe, wystawione przez właściwe osoby (podmioty) zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz są wolne od błędów rachunkowych,

2/ kontrolę merytoryczną - oznaczającą ocenę rzetelności, celowości, legalności i gospodarności realizowanej operacji gospodarczej. Kontrola merytoryczna obejmuje w szczególności wykonywanie operacji gospodarczej zgodnie z zawartą umową i odnosi się do obowiązku stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych,

3/ kontrole kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej w momencie zatwierdzenia dokonania wydatku.


§ 19

Kontrola polega także na ocenie pod względem zgodności z prawem projektów dokumentów, umów, porozumień, uchwał organów gminy itp. Kontrola dokonywana jest przez radcę prawnego, a jej potwierdzeniem jest podpisana adnotacja na projekcie o treści “nie wnoszę uwag co do zgodności z obowiązującymi przepisami”. W razie stwierdzenia sprzeczności z prawem radca prawny wskazuje naruszenie i sposób jego usunięcia. Pracownik odpowiedzialny za przygotowanie projektu dokonuje zmian zgodnych z zaleceniami radcy. W przeciwnym wypadku zawiadamia kierownika jednostki o przygotowanym projekcie i zastrzeżeniach radcy.


§ 20

W razie powołania komisji przetargowej, w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodności realizowanych procedur z przepisami o zamówieniach publicznych ocenia kierownik jednostki w związku z zatwierdzeniem propozycji komisji co do wyboru najkorzystniejszej oferty.


§ 21

Zatwierdzenie przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną wydatku może nastąpić po stwierdzeniu zachowania procedur kontrolnych określonych niniejszą uchwałą.


§ 22

Dokumenty związane z poszczególnymi operacjami gospodarczymi, osoby (komórki organizacyjne) zobowiązane do poszczególnych czynności kontroli określa obowiązująca w jednostce instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz instrukcja kasowa.

§ 23

1/ W ramach procedur kontroli finansowej Skarbnik Gminy dokonuje kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

2/ Dowodem dokonania kontroli przez Skarbnika Gminy jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących operacji, obok podpisu właściwego merytorycznie pracownika.

3/ Złożenie podpisu, przez Skarbnika Gminy, oznacza, że:

1/ nie zgłasza zastrzeżeń co do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny merytorycznie prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem,

2/ nie zgłasza zastrzeżeń co do kompletności oraz formalno-rachunkowej poprawności dokumentów dotyczących tej operacji,

3/ zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.


§ 24

Do obowiązków Skarbnika Gminy w ramach kontroli finansowej należy także;

1/ nadzór nad przyjmowaniem środków trwałych do ewidencji majątku jednostki i prawidłowym ustaleniem ich wartości,

2/ nadzór nad terminowością uiszczania należnych jednostce dochodów, w szczególności dochodów podatkowych,

3/ nadzór nad terminowością podejmowania działań windykacyjnych,

4/ nadzór nad przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozliczaniem prac inwentaryzacyjnych,

5/ sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań,

6/ przygotowanie projektów unormowań wewnętrznych dotyczących obiegu dowodów księgowych oraz zasad inwentaryzacji mienia mających na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania procedur kontroli finansowej,

7/ nadzór nad przestrzeganiem przyjętych zasad oznaczania, przechowywania i zabezpieczenia dokumentów księgowych.


§ 25

1/ Ujawnione w toku czynności kontrolnych nieprawidłowości dotyczące legalności, celowości, rzetelności, gospodarności operacji gospodarczej i finansowej powodują jej wstrzymanie, poprzez odmowę podpisu osoby upoważnionej na kontrolowanym dokumencie. O odmowie podpisu z zastrzeżeniem ust.3, zawiadamia się Skarbnika Gminy lub kierownika jednostki,

2/ Kierownik jednostki podejmuje decyzje co do dalszej realizacji operacji gospodarczej i finansowej.

3/ O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Skarbnik Gminy zawiadamia na piśmie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji lub wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.


§ 26

1/ O stwierdzonych uchybieniach związanych z funkcjonowaniem kontroli finansowej oraz o innych nieprawidłowościach skarbnik gminy informuje kierownika jednostki.

2/ Kierownik jednostki podejmuje działania mające na celu usunięcie sygnalizowanych nieprawidłowości.


§ 27

W celu zapewnienia prawidłowego działania procedur kontroli finansowej Burmistrz zobowiązany jest do ustalenia pracownikom zakresów czynności, uwzględniających obowiązek w zakresie kontroli finansowej.


§ 28

1. Kontrole podejmowane są w oparciu o plan kontroli.

2. Plan kontroli ustalany jest przez Burmistrza w okresach półrocznych.

3. W sytuacjach uzasadnionych Burmistrz może podjąć decyzję o podjęciu kontroli nie ujętej w planie, o którym mowa w ust.1.


§ 29

Kontrola przeprowadzona jest na podstawie imiennego upoważnienia, do przeprowadzenia kontroli, wystawionego przez Burmistrza, określającego jednostkę kontrolowaną (Kierownika Referatu), zakres kontroli oraz czas jej trwania.


§ 30

O terminie rozpoczęcia kontroli Burmistrz zawiadamia kierownika jednostki organizacyjnej (Kierownika Referatu) nie później niż na dwa dni przed datą rozpoczęcia.


§ 31

Kontrola przeprowadzona jest w oparciu o kryteria zgodności z prawem, celowości i gospodarności.


§ 32

Pracownik dokonujący czynności kontrolnych ma prawo:

1/ żądania niezbędnych informacji i wyjaśnień dotyczących zagadnień będących przedmiotem kontroli,

2/ wstępu na teren i do pomieszczeń kontrolowanej jednostki organizacyjnej,

3/ wglądu w dokumentację związaną z gospodarowaniem środkami rzeczowymi i finansowymi.


§ 33

1. Czynności kontrolne dokumentowane są poprzez sporządzenie protokołu kontroli.

2. Protokół zawiera wskazanie dokonanych czynności kontrolnych oraz stwierdzonych nieprawidłowości, a także ustalenia odnoszące się do osób odpowiedzialnych za zaistniałe uchybienia.

3. Protokół podpisuje pracownik przeprowadzający kontrolę oraz kierownik jednostki organizacyjnej (Referatu).


§ 34

1. Pracownik przeprowadzający kontrolę w gminnej jednostce organizacyjnej przedkłada Burmistrzowi pisemne sprawozdanie z kontroli wraz z projektem wystąpienia pokontrolnego. W razie stwierdzenia w toku kontroli naruszenia dyscypliny finansów publicznych, prawdopodobieństwa popełnienia przestępstwa, naruszenia praw pracowniczych pracownik przeprowadzający kontrolę przedkłada Burmistrzowi odpowiednie projekty zawiadomień skierowane do właściwych organów państwowych.

2. W razie dodatkowych wyjaśnień i informacji przez kierownika jednostki organizacyjnej pracownik przeprowadzający kontrolę sporządza pisemną notatkę odnośnie złożonych informacji i wyjaśnień.


§ 35

Projekt wystąpienia pokontrolnego do jednostki organizacyjnej zatwierdza Burmistrz. Wystąpienie pokontrolne przekazuje Burmistrz w terminie siedmiu dni od daty jego zatwierdzenia.


§ 36

Kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego poinformować Burmistrza o podjętych działaniach mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.


§ 37

1. Pracownik przeprowadzający kontrolę składa pisemną informację o wynikach kontroli przeprowadzonej w komórce organizacyjnej Urzędu. § 34 ust.1 zd.2 stosuje się odpowiednio.